รหัส QR ช่วยให้ธุรกิจลดปริมาณขยะกระดาษได้อย่างไร?
เพื่อสร้างคิวอาร์โค้ดสำหรับลิงก์ วิดีโอ หรือรูปภาพ ให้คลิกที่ปุ่มด้านล่าง
เมนูที่พิมพ์ซ้ำทุกเล่ม กล่องนามบัตรที่ล้าสมัยทุกกล่อง และกองใบปลิวที่เหลือใช้ทุกกอง ล้วนมีสาเหตุเดียวกัน นั่นคือ ข้อมูลเปลี่ยนแปลงไป แต่กระดาษไม่ได้ปรับให้ทัน ร้านอาหารขึ้นราคาและพิมพ์เมนูใหม่ถึงห้าสิบเล่ม พนักงานเปลี่ยนเบอร์โทรศัพท์ ทำให้มีกล่องนามบัตรที่ล้าสมัยต้องนำไปรีไซเคิล การประชุมปรับปรุงกำหนดการ และโปรแกรมที่พิมพ์เมื่อสัปดาห์ที่แล้วก็ผิดพลาดไปแล้ว
รหัส QR ไม่ได้ช่วยขจัดผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมจากการแบ่งปันข้อมูล เพราะสมาร์ทโฟน เซิร์ฟเวอร์ และเครือข่ายข้อมูลล้วนใช้พลังงานเช่นกัน แต่รหัส QR แบบไดนามิกสามารถลดความถี่ในการพิมพ์ข้อมูลใหม่ตั้งแต่ต้นได้ เนื่องจากสามารถอัปเดตปลายทางหรือเนื้อหาได้โดยไม่ต้องเปลี่ยนรหัสที่พิมพ์ใหม่
ต้นทุนที่แท้จริงของการพิมพ์ซ้ำ
ธุรกิจส่วนใหญ่ไม่คิดว่าการพิมพ์เป็นค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นซ้ำๆ จนกว่าจะลองคำนวณดู เมนูอาหารต้องพิมพ์ใหม่ทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงเมนูหรือราคา ใบปลิวสำหรับงานอีเวนต์เดียวก็ถูกทิ้งในวันถัดไป นามบัตรก็ถูกเก็บไว้ในลิ้นชักทันทีที่คนเปลี่ยนตำแหน่ง แบบฟอร์มและคำแนะนำต่างๆ ก็ถูกปรับปรุง และฉบับเก่าก็กลายเป็นเศษกระดาษ
เรื่องนี้ไม่ได้เกี่ยวกับจำนวนการพิมพ์เพียงครั้งเดียว แต่เกี่ยวกับจำนวนครั้งที่เอกสารเดียวกันถูกพิมพ์ซ้ำตลอดอายุการใช้งาน รายการราคาที่เปลี่ยนแปลงทุกไตรมาสจะถูกพิมพ์สี่ครั้งต่อปี ไม่ใช่ครั้งเดียว โบรชัวร์ที่ได้รับการแก้ไขสองครั้งหมายความว่าสำเนาที่ขายไม่ออกทั้งหมดจากการพิมพ์ครั้งแรกนั้นใช้การไม่ได้แล้ว
สำหรับธุรกิจที่ต้องการก้าวไปไกลกว่าการนับจำนวนแผ่นกระดาษเครื่องคำนวณกระดาษของ Environmental Paper Networkจะประเมินผลกระทบตลอดวงจรชีวิตของการใช้กระดาษ ซึ่งรวมถึงไม้ พลังงาน การปล่อยก๊าซเรือนกระจก น้ำ และขยะมูลฝอย และยังสามารถจำลองประโยชน์ของกระดาษที่ไม่เคยถูกนำมาใช้ตั้งแต่แรกได้อีกด้วย
ผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมจากการพิมพ์เอกสารเพียงหน้าเดียวอาจดูเหมือนมองข้ามได้ง่าย แต่การพิมพ์ข้อมูลเดียวกันซ้ำหลายสิบครั้งต่อปี ในทุกสาขาที่ธุรกิจดำเนินงาน ทำให้เห็นผลกระทบนั้นได้ชัดเจนยิ่งขึ้น
เมนู QR Code เทียบกับเมนูแบบกระดาษ
เมนูอาหารเป็นตัวอย่างที่ชัดเจนที่สุดอย่างหนึ่งของข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงบ่อยจนกระดาษไม่สามารถตามทันได้ อาหารตามฤดูกาลจะหมุนเวียน ราคาจะปรับเปลี่ยน และความผิดพลาดในการพิมพ์เพียงครั้งเดียวก็หมายความว่าต้องทำใหม่ทั้งหมด
|
ปัจจัย |
เมนูแบบพิมพ์ |
เมนู QR |
|
การเปลี่ยนแปลงราคา |
ต้องพิมพ์ใหม่ |
เนื้อหาได้รับการอัปเดตทางออนไลน์แล้ว |
|
อาหารตามฤดูกาล |
พิมพ์ครั้งใหม่ |
ปรับปรุงแล้วโดยไม่ต้องติดตั้งป้ายใหม่ |
|
การสึกหรอและความเสียหาย |
การทดแทนทางกายภาพ |
ป้าย QR สามารถนำกลับมาใช้ใหม่ได้ |
|
จำนวนสำเนา |
จำเป็นต้องมีเมนูหลายรายการ |
ป้าย QR ที่นำกลับมาใช้ใหม่ได้ ทดแทนการทำเมนูหลายชุด |
|
การกำจัด |
เมนูเก่าๆ กลายเป็นของไร้ค่า |
ไม่มีสื่อสิ่งพิมพ์ที่พิมพ์ซ้ำ |
สำหรับร้านอาหาร เมนู PDFที่พิมพ์ออกมาไม่ได้หายไปทั้งหมด — รหัส QR ยังคงสามารถชี้ไปยังเมนูที่อัปเดตแล้วได้ แทนที่จะต้องพิมพ์และเคลือบไฟล์ใหม่ทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงอะไรก็ตาม
เพื่อเป็นข้อมูลประกอบการคำนวณ ไม่ใช่ค่าเฉลี่ยของอุตสาหกรรม: ร้านอาหารที่พิมพ์เมนูใหม่ 50 ชุด สี่ครั้งต่อปี เพื่อให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงตามฤดูกาล จะประหยัดการพิมพ์เมนูได้ประมาณ 200 ชุดต่อปี โดยเปลี่ยนมาใช้เมนูแบบ QR Code ที่อัปเดตออนไลน์แทนการพิมพ์ใหม่ การประมาณการอย่างง่ายนี้รวมเฉพาะจำนวนการพิมพ์เมนูที่ประหยัดได้ และไม่ได้หักลบวัสดุที่ใช้ครั้งเดียวสำหรับป้าย QR Code ที่นำกลับมาใช้ใหม่ได้ จำนวนที่แน่นอนขึ้นอยู่กับปริมาณการพิมพ์จริงของร้านอาหารและจำนวนครั้งที่เมนูมีการเปลี่ยนแปลง
นามบัตรดิจิทัล แทนที่นามบัตรแบบพิมพ์
นามบัตรที่พิมพ์ออกมาเป็นชุดจะมีความถูกต้องแม่นยำตราบใดที่ไม่มีการเปลี่ยนแปลงใดๆ เกี่ยวกับบุคคลที่ปรากฏอยู่ในนามบัตรนั้น หมายเลขโทรศัพท์ใหม่ การเลื่อนตำแหน่ง การเปลี่ยนที่ทำงาน หรือการเปลี่ยนแบรนด์ใหม่ อาจทำให้นามบัตรทั้งกล่องกลายเป็นขยะก่อนที่จะได้ใช้ไปถึงครึ่งกล่องด้วยซ้ำ
รหัส QR ของ vCardแบบไดนามิกช่วยแก้ปัญหาดังกล่าวได้ด้วยวิธีเฉพาะเจาะจง กล่าวคือ ภาพ QR ที่พิมพ์ออกมาสามารถคงเดิมได้ ในขณะที่ข้อมูลติดต่อด้านหลังสามารถอัปเดตได้ บริษัทที่สั่งพิมพ์บัตร 500 ใบสำหรับพนักงานคนหนึ่ง อาจต้องการพิมพ์เพิ่มอีกชุดทันทีที่พนักงานคนนั้นเปลี่ยนบทบาท หมายเลขโทรศัพท์ สำนักงาน หรือแบรนด์ บัตรดิจิทัลก็จะได้รับการอัปเดตแทน
นี่ไม่ได้หมายความว่านามบัตรแบบพิมพ์จะหายไปจากสำนักงานโดยสิ้นเชิง แต่เป็นการเปลี่ยนแปลงความถี่ในการพิมพ์ซ้ำทั้งหมด ซึ่งเป็นจุดที่การพิมพ์ที่ไม่จำเป็นส่วนใหญ่เกิดขึ้นตั้งแต่แรก สำหรับงานประชุมและงานแสดงสินค้า รหัส QR ที่แสดงบนป้ายชื่อที่ใช้ซ้ำได้ ป้ายบูธ หรือโปรไฟล์ดิจิทัล สามารถชี้ไปยังรายละเอียดการติดต่อปัจจุบันได้โดยไม่ต้องพิมพ์นามบัตรชุดใหม่ทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลง
รหัส QR ช่วยประหยัดกระดาษได้มากแค่ไหนกันแน่?
คำตอบที่ตรงไปตรงมานั้นขึ้นอยู่กับว่าธุรกิจนั้นพิมพ์เอกสารซ้ำบ่อยแค่ไหน ไม่มีตัวเลขตายตัวที่ใช้ได้กับทุกธุรกิจ สิ่งที่คำนวณได้คือความสัมพันธ์ระหว่างปริมาณการพิมพ์ จำนวนหน้า และจำนวนการพิมพ์ซ้ำที่หลีกเลี่ยงได้ ความถี่ในการพิมพ์ซ้ำมักจะเป็นตัวแปรที่สำคัญที่สุดมากกว่าจำนวนหน้า กล่าวคือ โบรชัวร์บางๆ ที่พิมพ์ซ้ำปีละหกครั้งจะมีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นเร็วกว่าโบรชัวร์หนาๆ ที่พิมพ์เพียงครั้งเดียว
จำนวนหน้าที่หลีกเลี่ยงได้ต่อปี = จำนวนสำเนาต่อการพิมพ์แต่ละครั้ง × จำนวนหน้าต่อสำเนา × จำนวนการพิมพ์ที่หลีกเลี่ยงได้
|
วัสดุ |
ปริมาณการพิมพ์ |
หลีกเลี่ยงการพิมพ์ซ้ำ |
หน้าที่หลีกเลี่ยง |
|
เมนูร้านอาหาร |
50 ชุด × 4 หน้า |
4 ครั้งต่อปี |
800 |
|
โปรแกรมกิจกรรม |
300 ชุด × 2 หน้า |
3 กิจกรรม |
1.8 |
|
โบรชัวร์ผลิตภัณฑ์ |
500 ชุด × 6 หน้า |
2 ฉบับ |
6 |
นี่เป็นการคำนวณเพื่อเป็นตัวอย่างเท่านั้น ไม่ใช่ค่าเฉลี่ยของอุตสาหกรรม ธุรกิจที่มีปริมาณการพิมพ์ จำนวนหน้า หรือความถี่ในการอัปเดตที่แตกต่างกัน จะได้ตัวเลขที่แตกต่างกันมาก ธุรกิจที่ต้องการตัวเลขนี้สำหรับการดำเนินงานของตนเอง สามารถป้อนปริมาณการพิมพ์จริงและความถี่ในการพิมพ์ซ้ำลงไปได้ สูตรนี้ใช้ได้ผลเหมือนกันไม่ว่าขนาดธุรกิจจะเป็นอย่างไร ตั้งแต่ร้านกาแฟเล็กๆ ไปจนถึงเครือร้านที่มีหลายสิบสาขา
นอกจากนี้ ธุรกิจต่างๆ ยังสามารถแทนที่สื่อสิ่งพิมพ์ด้วยรหัส QR ได้ในที่ใดบ้าง?
เมนูอาหารและนามบัตรเป็นตัวอย่างที่เห็นได้ชัดที่สุด แต่ก็ไม่ใช่เพียงแค่สองอย่างนี้เท่านั้นที่เป็นสื่อสิ่งพิมพ์ที่ถูกพิมพ์ซ้ำบ่อยเกินความจำเป็น
การจอง:สามารถเปลี่ยนใบแจ้งนัดหมายและใบยืนยันการนัดหมายแบบพิมพ์เป็น รหัส QR การจองซึ่งจะแสดงข้อมูลการนัดหมายแบบเรียลไทม์ แทนที่จะเป็นเอกสารกระดาษแบบเดิม ๆ
การสำรวจและรับฟังความคิดเห็น แบบสอบถามกระดาษจะถูกพิมพ์สำหรับการจัดงานเพียงครั้งเดียวแล้วทิ้งไป แต่ โค้ด ของ Google Formsสามารถรวบรวมคำตอบเดียวกันได้โดยไม่ต้องมีแบบฟอร์มจำนวนมากให้ต้องนำไปรีไซเคิลในภายหลัง
คำแนะนำและเอกสารคู่มือผลิตภัณฑ์ คู่มือการเริ่มต้นใช้งาน และคำแนะนำภายในองค์กร สามารถจัดเก็บไว้ในไฟล์ที่มีรหัส QR และอัปเดตได้ทันทีที่กระบวนการเปลี่ยนแปลง แทนที่จะต้องพิมพ์คู่มือใหม่ทีละเล่ม
ข้อมูลกิจกรรมและข้อมูลผู้มาเยือนรายการลิงก์เดียวสามารถเชื่อมโยงตารางเวลา แผนที่ และรายละเอียดการติดต่อ ซึ่งหากไม่มีรายการนี้จะต้องใช้เอกสารแจกหลายฉบับแยกกัน
บริการด้านการเดินทางและนักท่องเที่ยว องค์กร การท่องเที่ยวมักจะพิมพ์แผนที่และคู่มือใหม่ตามฤดูกาล — รหัสที่ใช้ซ้ำได้สามารถบรรจุข้อมูลที่อัปเดตได้โดยไม่ต้องพิมพ์ใหม่ทุกครั้งที่สถานที่ท่องเที่ยวหรือเวลาทำการเปลี่ยนแปลง
หลักการเดียวกันนี้สามารถนำไปใช้กับองค์กรไม่แสวงหาผลกำไรที่เผยแพร่ข้อมูลผู้บริจาค โรงเรียนที่ปรับปรุงสื่อการเรียนการสอน และธุรกิจ ใดๆ ที่แจกจ่ายข้อมูลสิ่งพิมพ์มากกว่าปีละครั้งได้เช่นกัน
วิธีเปลี่ยนจากสื่อสิ่งพิมพ์เป็นรหัส QR?
- ตรวจสอบรายการสิ่งพิมพ์ที่ธุรกิจของคุณพิมพ์เป็นประจำ จดรายการสิ่งพิมพ์ที่พิมพ์ซ้ำทุกรายการ ไม่ว่าจะเป็นเมนู บัตร แบบฟอร์ม ใบปลิว ไม่ใช่แค่สิ่งพิมพ์จำนวนมากเท่านั้น
- ระบุสิ่งที่เปลี่ยนแปลงบ่อยที่สุดเอกสารที่ได้รับการแก้ไขบ่อยครั้งมักมีค่าใช้จ่ายในการพิมพ์ซ้ำสูงที่สุด
- ย้ายข้อมูลเหล่านั้นไปยังรูปแบบดิจิทัล เช่นเว็บเพจ แบบฟอร์ม หรือเอกสาร ที่สามารถแก้ไขได้โดยไม่ต้องพิมพ์ใหม่
- สร้างรหัส QR แบบไดนามิกที่ตรงกันชี้ไปยังปลายทางที่ต้องการ แทนที่จะเป็นไฟล์คงที่
- ใช้ป้ายที่ทนทานแทนการพิมพ์แบบใช้แล้วทิ้ง ป้ายที่มีรหัสและโลโก้ที่พิมพ์เพียงครั้งเดียวบนขาตั้งโต๊ะหรือป้ายติดผนัง สามารถใช้งานได้นานกว่าการพิมพ์ซ้ำกระดาษหลายสิบครั้ง
- ลองเปรียบเทียบปริมาณการพิมพ์หลังจากผ่านไปสองสามเดือนดู การประหยัดที่แท้จริงจะเห็นได้จากจำนวนการสั่งซื้อซ้ำที่ลดลง ไม่ใช่จากจำนวนคิวอาร์โค้ดที่ลดลงเพียงอันเดียว
รหัส QR ดีต่อสิ่งแวดล้อมจริงหรือ?
คงเป็นการเข้าใจผิดหากจะบอกว่าคิวอาร์โค้ดไม่มีผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมเลย การสแกนแต่ละครั้งเกี่ยวข้องกับสมาร์ทโฟน การเชื่อมต่อเครือข่าย และบ่อยครั้งก็เกี่ยวข้องกับเซิร์ฟเวอร์ที่ทำหน้าที่แสดงผลหน้าเว็บ ซึ่งทั้งหมดนี้ล้วนใช้พลังงาน เช่นเดียวกับกิจกรรมดิจิทัลอื่นๆ
ข้อดีที่แท้จริงของการใช้คิวอาร์โค้ดไม่ใช่ว่ามันไม่มีผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อม แต่เป็นเพราะโค้ดที่ใช้ซ้ำได้เพียงอันเดียวสามารถทดแทนการพิมพ์ข้อมูลเดียวกันซ้ำๆ ได้หลายครั้ง และต้นทุนด้านสิ่งแวดล้อมของการพิมพ์นั้นแปรผันตามความถี่ในการพิมพ์ซ้ำ ไม่ใช่แค่การพิมพ์เพียงครั้งเดียว การวางคิวอาร์โค้ดไว้ข้างๆ เมนูแบบกระดาษที่ยังคงพิมพ์ซ้ำอยู่ไม่ได้ช่วยประหยัดอะไรเลย ประโยชน์จะเกิดขึ้นก็ต่อเมื่อโค้ดนั้นใช้แทนที่การพิมพ์ซ้ำเหล่านั้นจริงๆ ไม่ใช่แค่เพิ่มไว้ข้างๆ เท่านั้น
บทสรุป
ข้อดีด้านสิ่งแวดล้อมของการใช้คิวอาร์โค้ดไม่ได้อยู่ที่การทำให้ข้อมูลไม่มีผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อม – การสแกนยังคงต้องอาศัยเครือข่ายและอุปกรณ์เช่นเดียวกับกิจกรรมดิจิทัลอื่นๆ แต่เป็นเพราะข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงบ่อยไม่จำเป็นต้องพิมพ์ใหม่ทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลง เมนูที่ได้รับการอัปเดตโดยไม่ต้องพิมพ์ใหม่ นามบัตรที่ยังคงถูกต้องโดยไม่ต้องเปลี่ยนกล่องใหม่ แบบฟอร์มที่ไม่ต้องพิมพ์ใหม่ทุกครั้งที่มีกิจกรรม – สิ่งเหล่านี้ไม่ได้เพิ่มขึ้นเพราะคิวอาร์โค้ดแต่ละตัวมีความโดดเด่น แต่เป็นเพราะการพิมพ์ซ้ำที่ถูกแทนที่นั้นเกิดขึ้นบ่อยกว่าที่ธุรกิจส่วนใหญ่ตระหนัก
คำถามที่พบบ่อย
ขึ้นอยู่กับวิธีการใช้งาน รหัส QR ที่ใช้แทนสิ่งพิมพ์ที่พิมพ์ซ้ำหลายครั้งต่อปีจะช่วยลดขยะกระดาษ แต่หากนำรหัส QR ไปติดไว้ข้างๆ สิ่งพิมพ์อื่นๆ ที่ยังคงพิมพ์ซ้ำอยู่ดี ก็จะไม่ช่วยลดขยะกระดาษ
