Mã QR giúp doanh nghiệp giảm thiểu lãng phí giấy như thế nào?
Để tạo mã QR cho liên kết, video hoặc hình ảnh, hãy nhấp vào nút bên dưới.
Mỗi thực đơn in lại, mỗi hộp danh thiếp lỗi thời, mỗi chồng tờ rơi thừa đều có cùng một nguyên nhân gốc rễ: thông tin đã thay đổi, và giấy in không kịp cập nhật. Một nhà hàng tăng giá và in lại năm mươi thực đơn. Một nhân viên thay đổi số điện thoại, để lại một hộp danh thiếp lỗi thời sắp bị đưa đi tái chế. Một hội nghị cập nhật lịch trình và chương trình in của tuần trước đã bị sai.
Mã QR không loại bỏ hoàn toàn tác động đến môi trường của việc chia sẻ thông tin — điện thoại thông minh, máy chủ và mạng dữ liệu đều tiêu thụ năng lượng. Điều mà mã QR động có thể làm là giảm tần suất cần phải in lại thông tin đó từ đầu, bởi vì đích đến hoặc nội dung có thể được cập nhật mà không cần thay thế mã đã in.
Chi phí thực tế của việc in ấn lặp đi lặp lại
Hầu hết các doanh nghiệp không coi chi phí in ấn là chi phí định kỳ cho đến khi họ tính toán tổng thể. Thực đơn được in lại mỗi khi món ăn hoặc giá cả thay đổi. Tờ rơi quảng cáo cho một sự kiện duy nhất bị vứt bỏ ngay ngày hôm sau. Danh thiếp nằm trong ngăn kéo ngay khi ai đó thay đổi vị trí. Các biểu mẫu và hướng dẫn được cập nhật, và phiên bản cũ trở thành phế phẩm.
Vấn đề ở đây không chỉ đơn thuần là số lần in một lần — mà là số lần cùng một tài liệu được in lại trong suốt vòng đời của nó. Một bảng giá thay đổi hàng quý sẽ được in bốn lần một năm, chứ không phải một lần. Một cuốn brochure được sửa đổi hai lần có nghĩa là tất cả các bản sao chưa bán được từ lần in đầu tiên đều trở nên không thể sử dụng được.
Đối với các doanh nghiệp muốn vượt ra ngoài việc chỉ đếm số tờ giấy, Công cụ tính toán giấy của Mạng lưới Giấy Môi trường (Environmental Paper Network) ước tính tác động vòng đời của việc sử dụng giấy — bao gồm gỗ, năng lượng, khí thải nhà kính, nước và chất thải rắn — và cũng có thể mô hình hóa lợi ích của giấy chưa từng được sử dụng ngay từ đầu.
Tác động môi trường của một trang giấy in đơn lẻ có vẻ dễ bị bỏ qua. Nhưng việc in lại cùng một thông tin hàng chục lần mỗi năm, tại mọi địa điểm hoạt động của doanh nghiệp, sẽ khiến tác động đó dễ nhận thấy hơn nhiều.
Thực đơn QR so với thực đơn giấy
Thực đơn là một trong những ví dụ rõ ràng nhất về thông tin thay đổi thường xuyên hơn khả năng cập nhật của giấy. Các món ăn theo mùa được thay đổi, giá cả điều chỉnh, và chỉ một lỗi in ấn nhỏ cũng có nghĩa là toàn bộ lô thực đơn phải làm lại.
|
Nhân tố |
Thực đơn in |
Menu QR |
|
Thay đổi giá cả |
Cần in lại |
Nội dung đã được cập nhật trực tuyến |
|
Các món ăn theo mùa |
Đợt in mới |
Đã cập nhật mà không cần biển báo mới. |
|
Hao mòn và hư hỏng |
Thay thế vật lý |
Mã QR có thể được sử dụng lại. |
|
Số lượng bản sao |
Cần nhiều thực đơn |
Các biển báo mã QR có thể tái sử dụng thay thế cho nhiều bản sao thực đơn. |
|
Xử lý |
Thực đơn cũ trở nên vô dụng. |
Không có tài liệu in định kỳ. |
Đối với các nhà hàng , thực đơn PDF in sẵn không hoàn toàn biến mất — mã QR vẫn có thể dẫn đến một thực đơn được cập nhật tại chỗ, thay vì phải in và ép plastic một tập tin mới mỗi khi có thay đổi.
Đây chỉ là một phép tính minh họa, không phải là mức trung bình của ngành: một nhà hàng in lại năm mươi thực đơn bốn lần một năm để phản ánh sự thay đổi theo mùa sẽ tiết kiệm được khoảng 200 bản in mỗi năm bằng cách chuyển sang sử dụng thực đơn dựa trên mã QR được cập nhật trực tuyến thay vì in lại. Ước tính đơn giản này tính số lượng bản in lại thực đơn được tiết kiệm và không trừ đi chi phí vật liệu dùng một lần cho biển báo mã QR có thể tái sử dụng. Con số chính xác hoàn toàn phụ thuộc vào số lượng bản in thực tế của nhà hàng và tần suất thay đổi thực đơn của họ.
Danh thiếp điện tử thay thế danh thiếp in.
Một lô danh thiếp in sẵn chỉ chính xác khi thông tin về người trên đó không thay đổi. Số điện thoại mới, thăng chức, chuyển văn phòng hoặc thay đổi thương hiệu có thể biến cả hộp danh thiếp thành rác thải trước khi dùng hết một nửa.
Mã QR vCard động giải quyết vấn đề đó theo một cách cụ thể: hình ảnh QR được in có thể giữ nguyên trong khi thông tin liên hệ phía sau được cập nhật. Một công ty đặt 500 thẻ cho một nhân viên có thể cần thêm một lô nữa ngay khi nhân viên đó thay đổi vai trò, số điện thoại, văn phòng hoặc thương hiệu — thẻ kỹ thuật số chỉ cần được cập nhật thay vì in lại.
Điều này không có nghĩa là danh thiếp in giấy sẽ biến mất hoàn toàn khỏi văn phòng, nhưng nó thay đổi tần suất cần in lại toàn bộ danh thiếp, vốn là nguyên nhân chính gây ra việc in ấn không cần thiết. Đối với các hội nghị và triển lãm thương mại, mã QR hiển thị trên thẻ đeo tái sử dụng, biển hiệu gian hàng hoặc hồ sơ kỹ thuật số có thể tiếp tục trỏ đến thông tin liên hệ hiện tại mà không cần in lại toàn bộ danh thiếp mỗi khi có sự thay đổi.
Mã QR thực sự có thể tiết kiệm được bao nhiêu giấy?
Câu trả lời trung thực hoàn toàn phụ thuộc vào tần suất một doanh nghiệp in lại cùng một tài liệu — không có con số nào áp dụng cho mọi doanh nghiệp. Điều có thể tính toán được là mối quan hệ giữa số lượng bản in, số trang và số lần in lại được tránh. Tần suất in lại, hơn cả số trang, thường là biến số lớn nhất: một cuốn brochure mỏng được in lại sáu lần một năm sẽ tốn kém nhanh hơn một cuốn dày chỉ in một lần.
Số trang in tiết kiệm được mỗi năm = số bản in mỗi lần in × số trang mỗi bản in × số lần in tiết kiệm được
|
Vật liệu |
Số lượng bản in |
Tránh in lại. |
Các trang đã bỏ qua |
|
Thực đơn nhà hàng |
50 bản × 4 trang |
4 mỗi năm |
800 |
|
Chương trình sự kiện |
300 bản × 2 trang |
3 sự kiện |
1,8 |
|
Tài liệu giới thiệu sản phẩm |
500 bản × 6 trang |
2 phiên bản |
6 |
Đây chỉ là những phép tính mang tính minh họa, không phải là mức trung bình của ngành — một doanh nghiệp có khối lượng in ấn, số trang hoặc tần suất cập nhật khác nhau sẽ cho ra con số rất khác. Các doanh nghiệp muốn có con số này cho hoạt động của mình có thể nhập khối lượng in ấn thực tế và tần suất in lại; công thức này hoạt động tương tự bất kể quy mô, từ một quán cà phê duy nhất đến một chuỗi cửa hàng với hàng chục địa điểm.
Ngoài ra, các doanh nghiệp còn có thể thay thế ấn phẩm in bằng mã QR ở những lĩnh vực nào khác?
Thực đơn và danh thiếp là những ví dụ dễ thấy nhất, nhưng chúng không phải là những thứ duy nhất mà tài liệu in ấn được in lại nhiều lần hơn mức cần thiết.
Đặt lịch hẹn. Phiếu hẹn và thông báo xác nhận in sẵn có thể được thay thế bằng mã QR đặt chỗ , dẫn đến thông tin lịch trình trực tuyến thay vì một tờ giấy cố định.
Khảo sát và phản hồi. Phiếu khảo sát bằng giấy được in ra cho một sự kiện và sau đó bị vứt bỏ — mã Google Forms thu thập các phản hồi tương tự mà không cần một chồng phiếu khảo sát để tái chế sau đó.
Hướng dẫn và tài liệu. Sách hướng dẫn sản phẩm, hướng dẫn nhập môn và hướng dẫn nội bộ có thể được lưu trữ dưới dạng mã QR tệp, được cập nhật ngay khi quy trình thay đổi thay vì phải in lại từng cuốn sách nhỏ.
Thông tin về sự kiện và khách tham quan. Một Danh sách Liên kết duy nhất có thể kết nối lịch trình, bản đồ và thông tin liên hệ mà nếu không sẽ cần nhiều tài liệu riêng biệt.
Dịch vụ du lịch và đón khách. Các tổ chức du lịch thường in lại bản đồ và hướng dẫn theo mùa — một mã có thể tái sử dụng có thể chứa thông tin cập nhật mà không cần in lại mỗi khi điểm tham quan hoặc giờ mở cửa thay đổi.
Nguyên tắc tương tự cũng áp dụng cho các tổ chức phi lợi nhuận phân phát thông tin nhà tài trợ, các trường học cập nhật tài liệu khóa học và bất kỳ doanh nghiệp nào phát hành tài liệu in ấn nhiều hơn một lần một năm.
Làm thế nào để chuyển đổi từ tài liệu in sang mã QR?
- Kiểm tra lại những ấn phẩm mà doanh nghiệp của bạn thường xuyên in. Liệt kê mọi ấn phẩm định kỳ — thực đơn, danh thiếp, biểu mẫu, tờ rơi — chứ không chỉ những ấn phẩm số lượng lớn.
- Xác định những nội dung nào thay đổi thường xuyên nhất. Tài liệu được chỉnh sửa thường xuyên là nơi chi phí in lại tăng lên nhanh nhất.
- Hãy chuyển thông tin đó sang định dạng kỹ thuật số. Một trang web, một biểu mẫu hoặc một tài liệu có thể chỉnh sửa mà không cần in lại.
- Tạo mã QR động tương ứng. Trỏ mã QR đó đến đích đã chọn thay vì một tệp cố định.
- Hãy sử dụng biển báo bền thay vì các bản in dùng một lần. Mã số có logo được in một lần trên giá đỡ để bàn hoặc biển báo treo tường có thể bền hơn hàng chục bản in lại bằng giấy.
- Hãy so sánh số lượng bản in sau vài tháng. Tiết kiệm thực sự nằm ở số lượng đơn đặt hàng lại ít hơn, chứ không phải ở bất kỳ mã QR nào.
Mã QR có thực sự tốt hơn cho môi trường?
Sẽ là sai lầm nếu nói rằng mã QR không gây ra tác động nào đến môi trường. Mỗi lần quét đều liên quan đến điện thoại thông minh, kết nối mạng và thường là một máy chủ nào đó để hiển thị trang – tất cả đều tiêu tốn năng lượng, giống như bất kỳ hoạt động kỹ thuật số nào khác.
Lý lẽ thuyết phục nhất để sử dụng mã QR không phải là chúng không gây tác động. Mà là một mã QR duy nhất có thể thay thế nhiều lần in ấn lặp đi lặp lại cùng một thông tin, và chi phí môi trường của việc in ấn tỷ lệ thuận với tần suất in lại, chứ không chỉ với một lần in duy nhất. Một mã QR đặt cạnh các thực đơn giấy vẫn đang được in lại không tiết kiệm được gì — lợi ích chỉ xuất hiện khi mã QR thực sự thay thế những bản in lại đó chứ không phải chỉ được thêm vào bên cạnh chúng.
Phần kết luận
Lý do ủng hộ mã QR về mặt môi trường không phải là chúng giúp thông tin không gây tác động đến môi trường — việc quét vẫn cần mạng lưới và thiết bị, giống như bất kỳ hoạt động kỹ thuật số nào khác. Lý do chính là thông tin thay đổi thường xuyên không cần phải in lại mỗi khi cần. Một thực đơn được cập nhật mà không cần in lại, một danh thiếp vẫn chính xác mà không cần hộp mới, một biểu mẫu không cần in lại cho mỗi sự kiện — những điều này tạo nên sự khác biệt không phải vì bất kỳ mã QR nào tạo ra tác động lớn, mà vì việc in lại mà chúng thay thế diễn ra thường xuyên hơn hầu hết các doanh nghiệp nhận ra.
Câu hỏi thường gặp
Điều đó phụ thuộc vào cách chúng được sử dụng. Mã QR thay thế cho tài liệu in được in lại nhiều lần trong năm sẽ giúp giảm thiểu rác thải giấy; còn mã QR được thêm vào cùng với các tài liệu in vẫn được in lại thì không.
