QRコードは企業における紙の無駄を削減するのにどのように役立つのか？

リンク、動画、または画像用のQRコードを作成するには、下のボタンをクリックしてください。

再印刷されたメニュー、古くなった名刺の箱、使い残しのチラシの山、すべてに共通する根本原因は、情報が変更されたにもかかわらず、印刷会社がそれに追いついていないことだ。レストランが値上げをしてメニューを50部再印刷したり、従業員が電話番号を変更して古くなった名刺の箱がリサイクルに回されたり、会議のスケジュールが更新されたのに先週印刷したプログラムがすでに間違っていたりする。

QRコードは、情報共有に伴う環境負荷を完全に排除するものではありません。スマートフォン、サーバー、データネットワークもすべてエネルギーを消費します。しかし、動的QRコードの利点は、印刷済みのコードを交換することなく、宛先やコンテンツを更新できるため、情報を最初から印刷し直す頻度を減らすことができる点です。

繰り返し印刷することの本当のコスト

ほとんどの企業は、印刷費を累積コストとして認識していませんが、実際に計算してみると、そのコストの大きさに気づきます。メニューは料理や価格が変わるたびに再印刷されます。単発イベントのチラシは翌日には廃棄されます。名刺は、誰かが役職を変えた途端に引き出しにしまい込まれます。書類や説明書は更新され、古いものは廃棄されます。

これは決して1回の印刷の話ではなく、同じ文書がその寿命の中で何回再印刷されるかという話です。四半期ごとに変更される価格表は、年に1回ではなく4回印刷されます。2回改訂されたパンフレットは、最初の印刷で売れ残った部数はすべて使用できなくなります。

紙の枚数を数えるだけでなく、さらに踏み込んだ対策を講じたい企業向けに、環境製紙ネットワークの「紙計算ツール」は、木材、エネルギー、温室効果ガス排出量、水、固形廃棄物など、紙の使用によるライフサイクル全体への影響を推定し、そもそも使用されなかった紙のメリットもモデル化することができます。

印刷された1ページが環境に与える影響は、見過ごされがちに思えるかもしれません。しかし、企業が事業を展開するすべての拠点で、同じ情報を年間数十回も印刷すると、その影響ははるかに顕著になります。

QRコードメニュー vs. 紙メニュー

メニューは、紙媒体では追いつけないほど頻繁に変化する情報の最も分かりやすい例の一つです。季節の料理は入れ替わり、価格は調整され、たった一つの印刷ミスでも、メニュー全体を作り直さなければならないのです。

要素

印刷されたメニュー

QRメニュー

価格変更	再印刷が必要	コンテンツはオンラインで更新されます
季節の料理	新版	新しい看板なしで更新されました
摩耗と損傷	物理的交換	QRサインは再利用可能です
コピー数	複数のメニューが必要	再利用可能なQRコードサインは、複数のメニューのコピーを置き換えることができます。
廃棄	古いメニューは廃棄物となる	定期的な印刷物はありません

レストランの場合、印刷されたPDFメニューが完全に消えるわけではありません。QRコードで更新されたメニューを参照できるため、変更があるたびに新しいファイルを印刷してラミネート加工する必要がなくなります。

あくまで例示であり、業界平均ではありません。季節ごとの変更に合わせて年間4回、50種類のメニューを印刷するレストランの場合、印刷の代わりにオンラインで更新されるQRコードベースのメニューに切り替えることで、年間約200枚の印刷を削減できます。この単純な概算では、削減されたメニューの印刷枚数のみをカウントしており、再利用可能なQRコード表示用の使い捨て資材は除外していません。正確な枚数は、レストランの実際の印刷量とメニューの変更頻度によって大きく異なります。

印刷された名刺の代わりにデジタル名刺を

印刷された名刺は、そこに載っている人物に何も変更がない限り、正確な情報を提供し続けます。しかし、電話番号の変更、昇進、オフィスの移転、あるいはブランド変更などがあると、名刺の箱は半分も使われないうちに、あっという間に使い物にならなくなってしまう可能性があります。

動的なvCard QRコードは、この問題を特定の方法で回避します。印刷されたQRコードの画像はそのままにして、その背後にある連絡先情報を更新すればよいのです。従業員用に500枚のカードを注文した企業は、その従業員の役職、電話番号、勤務地、またはブランドが変更されるたびに、別のカードが必要になる場合があります。しかし、デジタルカードであれば、更新するだけで済みます。

これは、印刷された名刺がオフィスから完全に消えるという意味ではありませんが、名刺を全面的に再印刷する必要が生じる頻度が変わります。そもそも、印刷の手間は、こうした再印刷の段階で多く発生しているのです。会議や展示会では、再利用可能なバッジ、ブースの看板、またはデジタルプロフィールにQRコードを表示することで、変更があるたびに新しい名刺を作成することなく、最新の連絡先情報を参照し続けることができます。

QRコードは実際にどれくらいの紙を節約できるのか？

正直なところ、同じ資料をどれくらいの頻度で再印刷するかによって大きく異なります。すべての企業に当てはまる単一の数値はありません。計算できるのは、印刷量、ページ数、そして再印刷をどれだけ回避できるかという関係です。ページ数よりも再印刷頻度の方が大きな変動要因となる傾向があります。例えば、薄いパンフレットを年に6回再印刷すると、厚いパンフレットを1回印刷するよりも、費用がかさむスピードが速くなります。

年間削減ページ数 = 1印刷あたりの部数 × 1部あたりのページ数 × 削減された印刷部数

材料

印刷版

再版は避ける

回避されたページ

レストランメニュー	50部×4ページ	年間4回	800
イベントプログラム	300部×2ページ	3つのイベント	1,8
製品パンフレット	500部×6ページ	2つの版	6

これらはあくまで例示であり、業界平均ではありません。印刷量、ページ数、更新頻度が異なる企業では、全く異なる数値になります。自社の業務にこの数値を適用したい場合は、実際の印刷量と再印刷頻度を入力してください。この計算式は、カフェ1軒から数十店舗を展開するチェーン店まで、規模に関わらず同じように機能します。

企業は他にどのような場面で印刷物をQRコードに置き換えることができるでしょうか？

メニューや名刺は最も分かりやすい例だが、必要以上に頻繁に印刷物が再印刷されるのは、これらだけではない。

予約。印刷された予約票や確認通知は、固定された紙の書類ではなく、リアルタイムの予約情報にリンクする予約用QRコードに置き換えることができます。

アンケート調査とフィードバック。紙のアンケート用紙はイベントごとに印刷され、イベント終了後に廃棄されますが、Google Formsコードを使えば、大量の用紙をリサイクルすることなく、同じ回答を収集できます。

説明書やドキュメント。製品マニュアル、導入ガイド、社内手順書などは、QRコードでファイルに保存でき、プロセスが変更された瞬間に更新されるため、冊子を一枚ずつ印刷し直す必要がなくなります。

イベント情報と訪問者向け情報。スケジュール、地図、連絡先など、本来なら複数の別紙で配布する必要のある情報を、「リンク一覧」一つでまとめて提供できます。

旅行・観光サービス。観光団体は地図やガイドを季節ごとに再印刷することが多いが、再利用可能なコードを使えば、観光スポットや営業時間が変わるたびに新たに印刷する必要なく、最新の情報を伝えることができる。

同様の論理は、寄付者情報を配布する非営利団体、教材を更新する学校、そして年に複数回印刷物を配布するあらゆる企業にも当てはまります。

印刷物からQRコードへの切り替え方法

自社が定期的に印刷しているものを監査しましょう。大量印刷するものだけでなく、メニュー、名刺、用紙、チラシなど、定期的に印刷するすべてのアイテムをリストアップしてください。
最も頻繁に変更される項目を特定しましょう。頻繁に改訂される資料は、再印刷費用が最も早く積み重なる部分です。
その情報をデジタル媒体に移行しましょう。ウェブページ、フォーム、または印刷せずに編集できる文書などです。
対応する動的QRコードを作成します。固定ファイルではなく、指定された宛先を指すようにしてください。
使い捨ての印刷物ではなく、耐久性のある看板を使用しましょう。テーブルスタンドや壁の看板にロゴ入りコードを一度印刷しておけば、その背後で何十回も紙を再印刷するよりも長持ちします。
数か月後の印刷量を比較してみてください。本当の節約効果は、個々のQRコードではなく、再注文の減少という形で現れます。

QRコードは本当に環境に優しいのか？

QRコード自体に環境負荷がないと言うのは誤解を招くでしょう。スキャンするたびにスマートフォン、ネットワーク接続、そして多くの場合、どこかのサーバーでページを表示する処理が必要になります。これらはすべて、他のあらゆるデジタル活動と同様にエネルギーを消費します。

QRコードの真価は、環境負荷が全くないという点にあるのではありません。重要なのは、再利用可能な単一のコードで、同じ情報を何度も印刷する必要がなくなることです。印刷による環境負荷は、1回の印刷作業だけでなく、印刷頻度にも比例します。紙のメニューの横にQRコードを貼っても、何の節約にもなりません。QRコードが実際に印刷物を置き換える場合にのみ、そのメリットが発揮されるのです。

結論

QRコードの環境面での利点は、情報が環境負荷ゼロになるという点ではありません。スキャンは依然としてネットワークとデバイスに依存しており、他のデジタル活動と同様です。利点は、頻繁に変更される情報を、変更のたびに再印刷する必要がなくなる点にあります。新しい印刷をせずに更新できるメニュー、新しい箱を使わずに正確な情報を維持できる名刺、イベントごとに再印刷する必要のないフォームなど、これらのメリットは、個々のQRコードが劇的な効果をもたらすからではなく、QRコードによって置き換えられる再印刷の頻度が、多くの企業が認識しているよりも高いからこそ、積み重なっていくのです。